Von der eigenen Idee zum Softwareprodukt

Erschienen im ÖStZ vom Oktober 2002

Eine kurze Geschichte als Einleitung

Nehmen wir der Einfachheit halber Herrn Müller. Herr Müller ist Leiter der Abteilung Rechnungswesen eines mittelständischen österreichischen Unternehmens und hat einige Mitarbeiter unter sich. Er selber ist verantwortlich für Controlling und das monatliches Reporting an die Unternehmensleitung. Gehört hat er schon von diesen elektronischen Werkzeugen, die das Leben als Controller so einfach machen, erkundigt hat er sich auch schon. Nach dem dritten unverbindliche Angebot das er einholte, beschloss er, dass sich eine "elektrische Lebensverbesserung" einfach nicht rechnet ...
So lernte ich als vierter Anbieter Herrn Müller kennen. Entmutigt, etwas verzweifelt und auf meinen Berufsstand schlussendlich ganz und gar nicht gut zu sprechen. Da fielen spitzzüngige Worte wie: "Apotheker, Preisgestaltung der Homöopathie, Minderleister, Autoverkäufer ..." alles in Allem kein besonders erfreuliches Gespräch. Meine Frage um das WARUM ist einfach erläutert. Niemand hat es als Wert befunden über das Kernproblem mit ihm zu reden - nicht einmal er selber. Ich weiß, das klingt nun doch sehr eigenartig, aber einige Absätze weiter wird sich der Nebel lichten.
zur Sache:
Ich habe im folgenden Artikel Herrn Müllers Wunsch sich "elektronischer Arbeitserleichterung" zu bedienen zum besseren Verständnis anfänglich als Idee und im späteren Verlauf als Produkt benannt.

Definition von EDV-Unterstützung?

EDV Unterstützung sollte nicht "Unterstützungszahlungen an einen EDV Anbieter" bedeuten, sondern die Unterstützung des Menschen in seiner täglichen Arbeit durch "elektronische Datenverarbeitung".
Jeder aktiv arbeitende Mensch kommt irgendwann einmal zum Punkt, an dem er sich wünscht, gewisse Routineaufgaben und deren Zwischenkontrollen nicht mehr selber machen zu müssen, sondern nur noch die Kontrolle über das Gesamtergebnis zu haben.
Früher stellten Betriebe für wachsende Routineaufgaben neue Mitarbeiter an und schulten sie in den jeweiligen Bereichen zu Fachkräften. Aus Kosten- und Effizienzgründen greift der Unternehmer im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung auf das Systemhaus seines Vertrauens zurück und lässt Programme implementieren die diese aufkommenden Routinearbeiten kosteneffizienter erledigen.
Soweit so gut. Was aber, wenn es für die gestellte Aufgabe kein Produkt gibt?
Ganz klar:
- neue Mitarbeiter einstellen oder
- beim Systemhaus anfragen, ob man dafür eine Lösung entwickeln könnte.
Eine Entscheidung, die jeder Unternehmer nur für sich selber treffen kann.
Eine kleine Hilfestellung:
• Ist die Artenvielfalt der zu erledigenden Routineaufgaben gering, deren Stückzahl jedoch enorm, empfiehlt sich der Einsatz von EDV.
• Sprechen wir von vielen verschiedenen Aufgaben mit geringem Wiederholungsbedarf, ist die Ressource Mensch gefragt.
Warum endete Herrn Müllers Wunsch bereits bei der Idee in der Depression?
• Mangelnde Kommunikation mit sich selbst (was nicht heißt, um erfolgreich zu sein, Selbstgespräche führen zu müssen)
• Mangelnde Kommunikation mit den Mitarbeitern
• Mangelnde Kommunikation mit den Anbietern
Ein praktisches Beispiel:
Herr Müller möchten seine Wohnung komplett neu einrichten lassen und bedient sich eines Innenarchitekten. Dieser kommt zu Besuch und erkundigt sich um die näheren Details. Herr Müller hingegen beharrt stets auf seiner einzigen Aussage: "Der Einrichtungsprofi sind Sie, machen Sie mir ein Angebot".
Was wird Herr Müller bekommen? Jeweils das, was dem Herrn Architekt als richtig erscheint, ohne jedoch den Geschmack, die Erfahrung und die möglichen Ausschlusskriterien von Herrn Müller zu kennen.
Üblicherweise enden solche Gespräche in Anboten, die astronomisch weit über den Budgets der Auftraggeber liegen. Dem Architekt könnte beispielhaft als lebensnotwendig erscheinen, dass sich der Wasserhahn bei Betätigung nach der gewünschten Wassertemperatur, dem Wohlergehen der Familienmitglieder und dem Kontostand des Innenarchitekt erkundigt ...

Wie und vor allem wo fange ich an?

Als oberstes Gebot steht Kommunikation für den Erfolg eines Projektes. Entschuldigen Sie die eingeschränkte Sicht der Dinge - Kommunikation ist natürlich das oberste Gebot eines glücklichen und erfolgreichen Lebens. Wir wollen den Fokus jedoch auf die Entstehung eines Produktes aus einer von Ihnen geborenen Idee setzen.
Kommunizieren Sie von innen nach außen: wie ein Stein, der ins Wasser fällt und seine konzentrischen Wellenringe immer weiter vom Zentrum nach außen über den Untergrund schiebt.
• Listen Sie die zu automatisierenden Aufgaben auf
• Bilden Sie Ihre eigene kleine Projektgruppe, die Ihre Ansichten zu Anforderungen oder Einsichten formt.
• Entwickeln Sie daraufhin einen Anforderungskatalog und geben Sie jeder Anforderung ein definiertes Gewicht.
z.B.: mögliche Prioritäten
1 ... unbedingt erforderlich
2 ... wichtig, aber nicht lebensnotwendig
3 ... "nice to have"
• Sprechen Sie darüber mit Ihrem Projektteam und verfeinern Sie Ihren Auswahlkatalog
• Machen Sie sich selber ein Bild über die priorisierten Aufgaben 1 ("unbedingt erforderlich") und 2 ("wichtig, aber nicht lebensnotwenig").
Mit Bild meine ich wirklich Bild: zeichnen Sie sich Eingabe- und Ausgabemasken mit jenen Elementen, die für Sie als notwendig erscheinen.
• Sie haben genug Material gesammelt?
Sie wissen genau was Sie wollen?
Sie können jedermann verständlich machen, was und wie Sie es wollen?
Sie haben einen Budgetrahmen für Ihren Aufgabenkatalog festgelegt?
• Es ist an der Zeit sich einem EDV-Professionisten zu offenbaren.

Die Umsetzung

1., Das Outing an den EDV-Fachmann
Zum einfacheren Verständnis warum EDV-Leute, wie in Herrn Müllers Fall, oftmals nicht verstehen, was gefordert ist, gebe ich gerne preis, wie ich die Aufgaben eines EDV-Dienstleisters sehe: Der EDV-Professionist ist Werkzeugmacher und auch ein bisschen Erfinder, aber niemals Hellseher (auch wenn er sich tiefgehend mit Oracle beschäftigt).
Dazu eine Metapher:
Nehmen wir an, Sie haben einen Reifenservicebetrieb und wollen eine Maschine erwerben, mit der Sie in 2 Minuten nicht einen sondern 20 Reifen wechseln können. Nehmen wir weiters an, dass es dieses Werkzeug nicht gibt und dass sich bis heute auch kein Mensch den Kopf darüber zerbrochen hat, wie die Maschine aussehen müsste.
Die Praxis:
Sie haben das Gesamtwissen über Ihren Wunsch. Der Werkzeugmacher/Erfinder hat das Knowhow über die Materialien und Techniken. Schaffen Sie es, beide Instanzen richtig miteinander kommunizieren zu lassen (beide sprechen die gleiche Sprache und sprechen von denselben Aufgabenstellungen und Ergebnissen) wird schlussendlich nur noch die Preisgestaltung über den Auftrag entscheiden.
Was heisst das nun in unserem Fall:

2., Pflichtenhefte
Nehmen Sie Ihre erstellten Unterlagen zur Hand und beginnen Sie Ihre "Produktvision" dem jeweiligen EDV-Anbieter zu präsentieren. Erklären Sie lieber zuviel als zuwenig. Verfassen Sie Berichte über Meetings mit dem technischen Personal der EDV-Firma. Haben Sie den Eindruck gewonnen, dass Sie in allen Anforderungspunkten verstanden wurden, fordern Sie den EDV-Anbieter auf, ein Pflichtenheft auf Basis aller besprochenen Anforderungspunkte, Funktionalitäten, Maskendesign bis hin zur Feldreihenfolge in einer Maske (sprich: Lastenheft) zu erstellen.
Nur so können Sie wirklich sicher sein, dass Sie das Produkt bekommen, das Sie sich angedacht haben.
In dieser Phase der Softwareentstehung ist die Schriftform das Allerwichtigste.
Im weiteren Projektverlauf wird an diesem "Grobpflichtenheft" solange modelliert werden, bis eine finale unterschriftsreife Version als "Feinpflichtenheft" vorliegt.
Wichtig dabei ist:
Heben Sie die alten Pflichtenhefte auf, um aus Vorversionen historienbedingte Rückschlüsse ziehen zu können. (Frei nach: das war aber nie besprochen ...)
Erst wenn das Feinpflichtenheft vorliegt, ist es dem EDV-Anbieter möglich, ein verbindliches Angebot zu legen. Davor beruht alles auf Schätzungsgrundlagen, denn je ungenauer der Aufwand eines Auftrages geschätzt werden kann, desto höher wird die einzuberechnende Risikospanne im Angebot ausfallen.
Überdies bietet das genau abgrenzende Feinpflichtenheft eine Vorlage für weitere Anbieter, wodurch Sie sicherstellen, dass Sie von mehreren Anbietern auch wirklich preislich vergleichbare Anbote mit ein und demselben Leistungsumfang bekommen.

3., Der Vertrag
Folgende Grundelemente sollte der Vertrag mit Ihrem Anbieter auf jeden Fall beinhalten:
• das gesamte Feinpflichtenheft, oder der Verweis auf das letztgültige Dokument
• die in den Vertrag eingebundenen Abnahmekriterien oder der Verweis auf das letztgültige Dokument (näheres dazu unter "Tips")
• ein Plan, welche Maßnahmen zum Betrieb des in Auftrag gegebenen Produktes notwendig sind
- Schulungsmaßnahmen
- Systemressourcen
• ein Meilensteinplan mit Terminvorgaben und deren Maßnahmen bei Nichteinhaltung:
- Auftragsbeginn
- erste Ergebnisse (erste Beta Release)
- Fertigstellung des Produktes
- Schulungstermine
- Termin für Parallelbetrieb (bei Umstieg von einem anderen Produkt)
- Einstieg in den Echtbetrieb
- Test & Supportphase im Echtbetrieb (muss im Preis inbegriffen sein)
- Abnahme
• finanzielle Vereinbarung über weitere Support-, Wartungs- und Unterstützungsleistungen.

4., Aufgaben der Projektleiter
Obwohl mir bewusst ist, dass dieses Thema den geforderten Rahmen sprengen würde, erlaube ich mir der Vollständigkeit halber ein kurzes überbegriffliches Statement:
Verabsäumen Sie nicht sowohl auf Auftraggeber, als auch auf Auftragnehmerseite projektverantwortliche Ansprechpartner zu definieren. Fängt die Projektmühle erstmals zu mahlen an, bleibt Ihnen keine Zeit mehr, verantwortliche Personen zu suchen. Ab dann heisst es : Kommunikation, Kommunikation und nochmals Kommunikation

Tips

1., Abnahmekriterien
Durch die Definition der Abnahmekriterien wird beschrieben, wie Sie als Auftraggeber das in Auftrag gegebene Produkt testen wollen. Sprich: Festlegung von Abnahmekriterien. Empfehlenswert ist es, diesen Katalog an Prüfungskriterien im Projektvertrag als Anhang beizulegen und sich diese als Mindestanforderungsfunktionalitäten vom Anbieter unterzeichnen zu lassen.
Dazu ein Beispiel: Sie haben im Projektvertrag unter anderem eine Auswertung definiert, welche Ihnen eine Gesamtliste Ihrer umsatzstärksten Kunden ausgibt, und diese nach Umsatzvolumen absteigend sortiert.
Sie haben im Abnahmekriterienkatalog festgelegt, dass diese Funktion bei Abnahme getestet werden soll. Nehmen wir nun weiters an, dass diese Auswertung bei er Abnahme nicht vorhanden, oder bei Vorhandensein nicht funktionieren würde, so wäre dies als wesentlicher Mangel im Sinne der Mängelbehebung (vgl. nächster Absatz) zu sehen und der Lieferant hätte im Mindesten für dessen Richtigstellung zu sorgen.

2., Mängelbehebung
Beschreiben Sie im Vertrag Art und Stärke von Mängeln (generelle – wesentliche – unwesentliche) und definieren Sie einzuleitende Maßnahmen, bei deren Auftreten.
Vergessen Sie nicht Ihre vereinbarten Zahlungsmodalitäten in Bezug zu möglicherweise auftretenden generellen, oder wesentlichen Mängeln zu bringen.
Ein Definitionsbeispiel: Bestehende Forderungen werden in beiderseitigem Einverständnis solange als uneinbringlich erachtet, solange generelle und/oder wesentliche Mängel vorliegen. Als Entscheidungsgrundlage hierfür dient der dem Projektvertrag angefügte Abnahmekriterienkatalog.

3., Support
Lassen Sie sich schriftlich eine bestimmte Einführungsphase mit inkludiertem Support zusichern. Anfänglich passieren möglicherweise Fehler im Programmablauf. Diese Fehler "verwaschen" sich klarerweise mit der Fehlbedienung des Programmes. Dies wird von Auftraggeberseite gerne als ausschließliche Fehlbedienung des Programmes abgetan und ist somit kostenpflichtig. Sichern Sie sich und Ihren Mitarbeitern einen "Zeitpolster" bis zur routinierten Anwendung des neuen Produktes und bestehen Sie auf Support während der Einführungsphase.

4., Viel Glück
Sollten Sie an die Einführung eines neuen Produktes in Ihrem Unternehmen denken, wünsche ich Ihnen viel Erfolg und würde mich aufrichtig über Ihr Feedback zu diesem Artikel freuen.

 

©2003/3+1 it systems®

« zurück